Aan een instantie zijn eigenschappen gekoppeld als eigenaar, beheerder en/of inspecteur van objecten. Een instantie die beheerder is van bijvoorbeeld groenobjecten is bij het inventariseren van groenobjecten te kiezen als beheerder. Een instantie die alleen groen inspecteert kan als te inspecteren instantie worden gekozen.

Elke gebruiker behoort tot een instantie. Maar lang niet elke instantie hoeft gebruiker van Obsurv te zijn, want gebruikers worden apart gedefinieerd.

Zo kan het waterschap uit bovengenoemd voorbeeld als beheerder van uw groenobjecten worden gekozen (en bent u zelf de eigenaar). Het waterschap heeft zijn eigen beheersysteem om dat groen bij te houden. Maar u kunt wel degelijk externe partijen toegang tot Obsurv geven, bijvoorbeeld het waterschap om weginspecties uit te voeren. Dan moet er in Obsurv wel een gebruiker zijn die bij de instantie ‘Waterschap’ hoort.